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和承担义务的国家机构与其他机关是公文的法定作者。只有他们才享有制作和发布公文的权力。公文的法定作者在法定的职权范围内根据公务处理的需要，以机关的名义或其法定代表人的名义，按照法定的程度直接制发公文。由于公文是国家机关行使职权的一种重要工具，它体现了制发者的意志与权力，并受到国家宪法和法律的保护，因而具有法定的权威性。这主要体现在两个方面。其一，公文在法定的时间和范围中能够对受文者的行为产生强制性的影响具有约束力。其二，公文具有其他任何文献形式都无法替代的凭证功能。
（2）公文具有法定的现实执行效用
公文是在现实的工作中形成和使用的，同时也是为推进社会生产及科学文化事业等现实工作服务的。它从其内容所针对的现实公务活动中产生，并且对该活动发挥直接指挥、制约和协调的效用。公文不仅是制发机关发布指令及向受文机关传达决策意图的重要工具，同时也是国家各级各类国家机关之间，以及机关与人民群众之间沟通联系的基本形式和渠道。它在国家的管理活动中发挥着沟通、协调的执行效用。
（3）公文具有规范的体式
为了维护公文的权威性、严肃性、准确性及有效性，促进文书工作和机关工作效率的提高，国家对于公文的体式作了统一规定。公文的写作必须严格遵照规范的体式来进行，不可自行其是。
（4）履行法定的程序
这主要是指公文的制发和生效要履行法定的程序或审批手续。其目的是为了确保公文的执行效用能够得到充分的发挥。一般性公文的制发，必须由机关领导人全面审核之后才可签发。如果是几个机关联合发文，则公文的文稿必须经过各个机关或单位的负责人依次审核，履行完备的会签手续。重要的规范性文件还需报请上级机关审核或主管机关批准。此外，公文的收发也要严格遵照登记、分办、拟办、批办、承办、催办这一处理程序进行。
2．公文的用途
公文的用途主要在于能够逾越时空有效地记载、传递与存贮公务活动所需的信息，它是机关行使职能、实施管理的重要工具。以下几个方面是其用途的具体体现：
（1）上情下达。公文是传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令的工具和有效手段，在机关公务管理活动中发挥着领导与指导作用。
（2）下情上达。公文是各级机关之间信息传递的载体。它不仅可以直到上情下达的作用，即把上级机关的决策意图和指令传达给下级机关，事实上还可以进行逆向信息反馈和传递，即下级机关借助于公文使下情上达，将各种情况和问题及时地反映给上级机关，为上级机关制定决定提供依据。同时，这样做也有利于对所发生的问题予以及时解决。
（3）规范功能。在一定意义上说，公文是机关的书面代表。用以制定和发布行政法规和规章的公文，具有较强的法律效力。它在国家行政管理活动中发挥行为规范的作用，使得国家的各项管理活动中发挥行为规范的作用，使得国家的各项管理活动有法可依,有规可循，从而推进国家管理的法制化、规范化。
（4）横向沟通功能。在行使职权的过程中，各级机关需要相互联系、交流思想，以便实现各自行动的协调。公文是进行横向沟通的最佳纽带，因为它比语言、电话、会议等其他信息沟通的形式具有更强的精确性和权威性。
（5）凭据功能。机关处理公务的所有信息，都通过公文而得以保存。它对机关各项管理活动的性质、状态和过程等都作了详细记录，因而成为机关行使职权的依据和凭证。
（6）教育功能。在现实生活中，许多公文不仅是国家方针、政策的传递手段，而且其本身就是国家方针、政策的内容，具有较强的政策性与理论性。因而既是推动社会主义建设的有效工具，同时也是启发人们觉悟、提高人们认识水平，进行思想教育的重要武器。
3．要掌握公文的文体与格式
公文的文体，是指公文的表达方式。在现实生活中，公文是得到较为广泛使用的一种应用文体，实用性是其首要特征。其次，由于公文是为解决实际问题而专门制作或发布的，因而其内容应该具有较强的针对性和全面的真实性。公文所传递的信息或指令必须能够有助于问题的解决，而不能无的放矢。同时，公文还应该是对现实情况的正确反映。同其他应用文相比较而言，公文的文体具有自身的特殊属性，即它被规定以现代汉语的书面形式（白话文）作为必须使用的符号系统，兼用说明、议论、叙述三种表达方式。
为了保证公文的合法性,准确性和完整性，通用性，同时也为公文的处理、立卷和归档提供方便，国家对公文的格式作了统一规定。就其涵义来说，公文的格式是指公文的数据构成及对各数据项目的安排。公文的基本数据项目是指所有公文必须具备的项目或要素。除此之外，还有一些供选择的数据项目，即依据公文文种、行文目的、阅读对象等方面的需要而特别编制的项目。具体包括发文字号、签发人标志、主送机关、附件说明、附注、主题词、抄送机关、印发说明、份号、密级、紧急程度、无正文说明和题注这十三项内容。
对于数据项目的安排，必须严格遵守国家的统一规定。不可随意打乱各个数据项目之间的次序。
4．明确公文的行文规则
公文的行为规则是指由国家制定的控制行文及行文方向、行文方式的有关规定。其目的在于保证公文得以迅速而准确地传递，从而尽快发挥其效用。任何机关在制发公文的过程中，都必须严格遵守公文的行文规则。
公文的行文规则的内容主要体现在以下几个方面：
（1）根据机关之间的工作关系准确行文
（2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。因特殊情况需要越级行文时，一般应抄送越送的机关。
（3）正确选择主送机关和抄送机关。除普发性公文性，通常一件公文只选择一个主送机关。主送机关过多，有可能延误对于实际问题的处理。
（4）坚持党政分开的原则。党、政机关应在各自的系统内发布公文。
（5）联合行文时，制作者应是"同级机关"。即联合行文的机关必须级别层次相同或相近。
（6）行文前必须对有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。
（7）严格控制公文数量，简化行为手段。公文的制发要坚持少而上一页 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] 下一页
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